| Westag & Getalit Aktiengesellschaft Rheda-Wiedenbrück - ISIN: DE0007775207 und DE0007775231 - - WKN: 777 520 und 777 523 - Wir laden hiermit unsere Aktionäre zu der am Freitag, dem 17. Mai 2019, 10:00 Uhr (MESZ), in der Rheinterrasse Düsseldorf (Eingang Süd), Joseph-Beuys-Ufer 33, 40479 Düsseldorf, stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung ein. Tagesordnung | 1. | Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des gebilligten Konzernabschlusses, des zusammengefassten Lageberichts für die Westag & Getalit AG und den Konzern, des Berichts des Aufsichtsrats, des erläuternden Berichts des Vorstands zu den Angaben nach § 289a Absatz 1 HGB und § 315a Absatz 1 HGB sowie des gesonderten zusammengefassten nichtfinanziellen Berichts gemäß § 315b Abs. 3 HGB, jeweils für das Geschäftsjahr 2018 Die nach den §§ 175 Absatz 2, 176 Absatz 1 AktG zugänglich zu machenden Unterlagen können im Internet unter | www.westag-getalit.com/hauptversammlung | eingesehen werden. Sie werden den Aktionären auf Anfrage auch zugesandt. Ferner werden die Unterlagen in der Hauptversammlung zugänglich sein und näher erläutert werden. Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss und den Konzernabschluss bereits gebilligt; der Jahresabschluss ist damit festgestellt. Entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen erfolgt daher zu diesem Punkt der Tagesordnung keine Beschlussfassung. | | 2. | Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Bilanzgewinn für das Geschäftsjahr 2018 in Höhe von EUR 8.606.128,25 wie folgt zu verwenden: | Ausschüttung an die Stammaktionäre: | | | | EUR 0,12 Dividende je Aktie auf die dividendenberechtigten 2.860.000 Stammaktien | EUR | 343.200,00 | | Ausschüttung an die Vorzugsaktionäre: | | | | EUR 0,18 Dividende je Aktie auf die dividendenberechtigten 2.494.934 Vorzugsaktien | EUR | 449.088,12 | | Summe der Ausschüttungen | EUR | 792.288,12 | | Vortrag auf neue Rechnung | EUR | 7.813.840,13 | | | EUR | 8.606.128,25 | Gemäß § 58 Abs. 4 Satz 2 AktG ist der Anspruch auf die Dividende am dritten auf den Hauptversammlungsbeschluss folgenden Geschäftstag (im Sinne der maßgeblichen Regelungen des BGB), das heißt am Mittwoch, dem 22. Mai 2019, fällig. | | 3. | Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2018 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2018 amtierenden Mitgliedern des Vorstands für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen. | | 4. | Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2018 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2018 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen. | | 5. | Wahlen zum Aufsichtsrat Herr Pedro Holzinger hat sein Amt als Aufsichtsratsmitglied im Oktober 2018 niedergelegt. Der Aufsichtsrat schlägt auf Vorschlag des Nominierungsausschusses vor, Herrn Anne Schouten, Baarn, Niederlande, selbständiger Unternehmensberater, in den Aufsichtsrat zu wählen. Herr Anne Schouten ist nicht Mitglied in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten. Er ist Mitglied in vergleichbaren in- oder ausländischen Kontrollgremien des folgenden Wirtschaftsunternehmens: Atlas Professionals B.V., Hoofddorp, Niederlande (Mitglied des Aufsichtsrats) Die Wahl erfolgt für die Zeit bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2022 beschließt. Herr Schouten ist als selbständiger Unternehmensberater auch für die Mehrheitsaktionärin der Gesellschaft, die Broadview Industries AG, Düsseldorf, tätig. Zudem ist die Atlas Professionals B.V., Hoofddorp, Niederlande, bei der Herr Schouten Mitglied des Aufsichtsrats ist, ein Konzernunternehmen der HAL-Gruppe, zu der auch die Broadview Industries AG, Düsseldorf, gehört. Abgesehen davon steht Herr Schouten nach Einschätzung des Aufsichtsrats zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieser Information in keinen persönlichen oder geschäftlichen Beziehungen zur Gesellschaft oder zu deren Konzernunternehmen, zu den Organen der Gesellschaft oder zu einem wesentlich an der Gesellschaft beteiligten Aktionär (d.h. einem solchen mit einer direkten oder indirekten Beteiligung an der Gesellschaft von mehr als 10 % der stimmberechtigten Aktien), deren Offenlegung gemäß Ziffer 5.4.1 Abs. 5 bis 7 des Deutschen Corporate Governance Kodex empfohlen wird. Der Aufsichtsrat hat sich bei dem vorgeschlagenen Kandidaten vergewissert, dass er den für das Mandat zu erwartenden Zeitaufwand aufbringen kann. Herr Schouten verfügt aufgrund seiner früheren Tätigkeit als CEO des führenden Holz- und Baustoffhändlers der Niederlande über erhebliches Wissen und umfangreiche Erfahrungen im Vertrieb und kann die Westag & Getalit AG daher sowohl bei zukünftigen Herausforderungen in dem Bereich als auch bei Exportthemen und logistischen Fragen beratend unterstützen. Weitere Informationen zu dem Kandidaten (Kurzlebenslauf) finden Sie auf der Internetseite der Gesellschaft unter | www.westag-getalit.com/hauptversammlung | Der Aufsichtsrat besteht gemäß § 95 Absatz 1 Satz 2 AktG in Verbindung mit § 6 der Satzung aus sechs Mitgliedern und setzt sich zusammen nach §§ 96 Absatz 1, 4. Fall, 101 Absatz 1 AktG in Verbindung mit §§ 1 Absatz 1 Nr. 1 Satz 1, 4 Absatz 1 DrittelbG. | | 6. | Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2019 Der Aufsichtsrat schlägt auf Empfehlung seines Prüfungsausschusses vor, zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2019 die | | PricewaterhouseCoopers GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Niederlassung Bielefeld, Kreuzstraße 35, 33602 Bielefeld, | zu wählen. Der Prüfungsausschuss hat erklärt, dass seine Empfehlung frei von ungebührlicher Einflussnahme durch Dritte ist und ihm keine Klausel der in Art. 16 Abs. 6 EU-AbschlussprüfungsVO (VO (EU) Nr. 537/2014) genannten Art auferlegt wurde. | Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts ist nur berechtigt, wer zu Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung, d. h. am 26. April 2019, 00:00 Uhr (MESZ) (Nachweisstichtag), Aktionär der Gesellschaft ist, wer sich fristgerecht zur Hauptversammlung anmeldet und seine Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts nachweist. Aktionäre, die ihre Aktien erst nach dem Nachweisstichtag erwerben, können also nicht an der Hauptversammlung teilnehmen. Aktionäre, die ihre am Nachweisstichtag gehaltenen Aktien nach dem Nachweisstichtag und noch vor der Hauptversammlung veräußern, sind - bei rechtzeitiger Anmeldung und Vorlage des Nachweises des Anteilsbesitzes - im Verhältnis zur Gesellschaft gleichwohl zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts berechtigt. Zum Nachweis der Berechtigung reicht ein besonderer, durch das depotführende Institut in Textform ausgestellter Nachweis des Anteilsbesitzes aus. Soweit Aktien betroffen sind, die am Nachweisstichtag nicht in einem bei einem Kreditinstitut geführten Aktiendepot verwahrt werden, kann der Nachweis durch Bescheinigung der Gesellschaft, eines Notars, einer Wertpapiersammelbank oder eines Kreditinstituts innerhalb der Europäischen Union geführt werden. Der Nachweis des Anteilsbesitzes muss sich in jedem Fall auf den Nachweisstichtag beziehen. Der Nachweis muss in deutscher oder englischer Sprache abgefasst sein. Der Nachweisstichtag hat keine Auswirkung auf die Veräußerbarkeit der Aktien und hat keine Bedeutung für die Dividendenberechtigung. Die Anmeldung und der Nachweis müssen der Gesellschaft bei der nachfolgend genannten Anmeldestelle, unter der angegebenen Anschrift, spätestens bis zum Ablauf des 10. Mai 2019 zugehen: | | Westag & Getalit AG c/o Commerzbank AG GS-MO 3.1.1 General Meetings 60261 Frankfurt am Main Telefax: +49 (0) 69 136-26351 E-Mail: hv-eintrittskarten@commerzbank.com | Nach Eingang der Anmeldung und des Nachweises des Anteilsbesitzes bei der Gesellschaft wird dem Aktionär eine Eintrittskarte für die Hauptversammlung übersandt. Um den rechtzeitigen Erhalt der Eintrittskarte sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, frühzeitig eine Eintrittskarte bei ihrem depotführenden Institut anzufordern. Trotz rechtzeitiger Anmeldung kann es im Einzelfall vorkommen, dass ein Aktionär die Eintrittskarte nicht rechtzeitig erhält. In einem solchen Fall können Aktionäre vor der Hauptversammlung bei der vorgenannten Anmeldestelle prüfen lassen, ob sie im Meldebestand aufgeführt sind. Sofern sie dort erfasst sind, können Aktionäre die Hauptversammlung besuchen und erhalten vor Ort eine Eintrittskarte. Verfahren für die Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten in der Hauptversammlung Aktionäre, die nicht persönlich an der Hauptversammlung teilnehmen, können ihr Stimmrecht durch einen Bevollmächtigten, zum Beispiel durch ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere Person ihrer Wahl ausüben lassen. Auch in diesem Fall sind eine fristgerechte Anmeldung und ein Nachweis des Anteilsbesitzes gemäß den vorstehenden Bestimmungen erforderlich. Wenn weder Kreditinstitute, Aktionärsvereinigungen noch diesen gemäß § 135 AktG gleichgestellte Personen bevollmächtigt werden, bedarf die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft der Textform (§ 126 b BGB). Aktionäre, die ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine in § 135 AktG gleichgestellte Institution oder Person mit der Stimmrechtsausübung bevollmächtigen wollen, weisen wir darauf hin, dass in diesen Fällen die zu bevollmächtigenden Institutionen oder Personen möglicherweise eine gesonderte Form der Vollmacht verlangen, weil sie gemäß § 135 AktG die Vollmacht nachprüfbar festhalten müssen. Bitte stimmen Sie sich daher in diesem Fall mit dem zu Bevollmächtigenden über die Form der Vollmacht ab. Der Nachweis der Bevollmächtigung muss entweder am Tag der Hauptversammlung durch den Bevollmächtigten erbracht werden oder durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft per Post oder per Fax oder elektronisch per E-Mail bis spätestens zum 16. Mai 2019, 18:00 Uhr (MESZ), - eingehend bei der Gesellschaft - an folgende Adresse erfolgen: | | Westag & Getalit AG c/o Link Market Services GmbH Landshuter Allee 10 80637 München Deutschland Telefax: +49 (0) 89 210 27 289 E-Mail: inhaberaktien@linkmarketservices.de | Ein Vollmachtsformular befindet sich auf der Rückseite der Eintrittskarte, die nach der ordnungsgemäßen Anmeldung zugeschickt wird. Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen. Darüber hinaus bieten wir unseren Aktionären an, dass sie sich durch einen von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter in der Hauptversammlung vertreten lassen können. Aktionäre, die von dieser Möglichkeit Gebrauch machen wollen, benötigen dazu eine Eintrittskarte zur Hauptversammlung. Das auf der Rückseite dieser Eintrittskarte abgedruckte Formular zur Vollmachts- und Weisungserteilung ist ausgefüllt und in Textform zusammen mit der Vorderseite der Eintrittskarte ausschließlich an die vorgenannte Anschrift zu senden. Die Unterlagen müssen spätestens am 16. Mai 2019, 18:00 Uhr (MESZ), bei der Gesellschaft eingegangen sein. Der Stimmrechtsvertreter ist an die Weisungen gebunden. Ohne Weisungen sind die Vollmachten ungültig. Die Bevollmächtigung des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft schließt die persönliche Teilnahme an der Hauptversammlung nicht aus. Die persönliche Teilnahme eines Aktionärs oder eines bevollmächtigten Dritten an der Hauptversammlung gilt als Widerruf der zuvor dem Stimmrechtsvertreter erteilten Vollmacht und schließt dessen weitere Bevollmächtigung aus. Rechte der Aktionäre Anträge auf Ergänzung der Tagesordnung gemäß § 122 Abs. 2 AktG Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand der Westag & Getalit AG zu richten und muss der Gesellschaft spätestens 30 Tage vor der Hauptversammlung, also spätestens bis zum 16. April 2019 bis 24:00 Uhr (MESZ), ausschließlich unter folgender Adresse zugehen: | | Westag & Getalit AG Vorstand Hellweg 15 33378 Rheda-Wiedenbrück | Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über das Ergänzungsverlangen halten. Ordnungsgemäße Ergänzungsverlangen werden, soweit sie nicht bereits mit der Einberufung bekannt gemacht wurden, von der Gesellschaft unverzüglich nach Zugang des Ergänzungsverlangens in gleicher Weise wie die Einberufung bekannt gemacht. Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß den §§ 126 und 127 AktG Etwaige Gegenanträge gemäß § 126 Abs. 1 AktG und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß § 127 AktG sind ausschließlich an folgende Adresse zu richten: | | Westag & Getalit AG Investor Relations Hellweg 15 33378 Rheda-Wiedenbrück Telefax: + 49 (0) 5242 17-5603 | Zugänglich zu machende Anträge von Aktionären zu Punkten der Tagesordnung und Vorschläge von Aktionären zur Wahl des Aufsichtsrats und des Abschlussprüfers, die bis mindestens 14 Tage vor der Hauptversammlung, also bis zum 02. Mai 2019, 24:00 Uhr (MESZ), bei der Gesellschaft unter der vorstehenden Adresse eingehen, werden einschließlich einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung unverzüglich nach ihrem Eingang unter der Internetadresse www.westag-getalit.com/hauptversammlung veröffentlicht. Auskunftsrecht gemäß § 131 Abs. 1 AktG In der Hauptversammlung ist gemäß § 131 Abs. 1 AktG jedem Aktionär auf Verlangen vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung eines Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist. Weitergehende Erläuterungen Weitergehende Erläuterungen zu den Antragsrechten (§§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127 Abs. 1 AktG) und Auskunftsrechten (§ 131 AktG) der Aktionäre können im Internet unter www.westag-getalit.com/hauptversammlung eingesehen werden. Veröffentlichung auf der Internetseite der Gesellschaft gemäß § 124a AktG Veröffentlichungen gemäß § 124a AktG zur Hauptversammlung finden sich auf der Internetseite der Gesellschaft unter der Internetadresse www.westag-getalit.com/hauptversammlung Die Abstimmungsergebnisse werden nach der Hauptversammlung unter der gleichen Internetadresse bekannt gegeben. Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung gemäß § 49 Abs. 1 Nr. 1 WpHG Von den insgesamt 5.354.934 Stückaktien entfallen 2.860.000 auf Stammaktien und 2.494.934 auf Vorzugsaktien ohne Stimmrecht. Im Zeitpunkt der Einberufung dieser Hauptversammlung sind alle 2.860.000 Stammaktien stimmberechtigt. Jede Stammaktie gewährt eine Stimme. Mit den Vorzugsaktien ist satzungsmäßig kein Stimmrecht, aber ein Teilnahmerecht verbunden. Rheda-Wiedenbrück, im April 2019 WESTAG & GETALIT AG Der Vorstand |
